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Aspectos imprescindibles para mejorar la productividad de una empresa
Para mejorar la productividad de una empresa es muy importante tener en cuenta una serie de aspectos. Entre los más recomendable se encuentran:
· Modernizar los equipos.
· Innovar en los procesos o sistemas de gestión.
· Mejorar la competitividad de los empleados.
· Reducir el uso de recursos.
Todas estas medidas se traducen en el día a día de una empresa en acciones que tienen mucho que ver con la eficiencia energética. Merece la pena recordar que una empresa más eficiente energéticamente consigue ahorrar costes y ser más respetuosa con el medio ambiente.
5 Acciones concretas para mejorar la productividad de una empresa
Por eso, a continuación, te recomendamos cinco acciones concretas para mejorar la productividad de tu empresa a través de la eficiencia energética:
1. Almacena en la “nube”
No por casualidad el almacenaje tipo cloud es una tendencia al alza. Las soluciones cloud hacen más eficaces los procesos de trabajo, simplificando y mejorando el acceso a la información y el intercambio de datos en nuestra empresa. Otra ventaja importante es que permiten reducir nuestra infraestructura física, nuestro consumo energético y de papel, entre otros recursos.
Las soluciones que trabajan en la “nube” están respaldadas por sistemas informáticos almacenados en centros de procesamiento de datos (CPDs). Los usuarios acceden a estas soluciones a través de internet. Ejemplos por todos conocidos son Dropbox, Google Drive o OneDrive. Existen también empresas en Argentina que ofrecen servicios que recurren a este tipo de almacenaje como, por ejemplo, Duplika y Nuthost.
Este tipo de empresas ofrecen diversas soluciones de almacenamiento cloud y web de nivel empresarial también aptas para pymes y startups, incluyendo herramientas de colaboración y comunicación, seguridad y presencia en la web. Algunos de los servicios que brindan estas empresas son: servidores y datacenters virtuales, sistema de respaldo online, software de negocio, correo electrónico, solución para conferencias web, etc.
2. Apuesta por el carpooling frente al taxi o el coche
¿Vas al trabajo en coche? Existen alternativas para minimizar el impacto ambiental de nuestros viajes habituales, como pueden ser el carsharing o carpooling. El primer término se refiere al uso temporal de vehículos de una empresa de alquiler, mientras que el segundo consiste en el uso compartido del auto de una persona cualquiera.
Algunos beneficios de compartir viajes en auto son:
· Se reducen los gastos asociados al transporte cotidiano: mantenimiento, seguro, combustible, etc.
· Se libera la congestión de tráfico.
· Se evitan emisiones de gases de efecto invernadero (GEI).
· Permite a las empresas reducir su huella de carbono.
En Argentina ya hay proyectos que buscan incentivar el uso de coche compartido (carpooling) entre los usuarios y en las empresas. Es el caso de Carpoolear, un proyecto de STS Rosario, que se presenta como la primera aplicación argentina para Facebook que permite a los usuarios compartir viajes en vehículos con otros usuarios de la red. Para usar este servicio, simplemente hay que registrarte y acceder a la aplicación.
El primer paso es indicar si se tiene o no auto y definir la visibilidad de nuestros viajes a través de la privacidad del perfil del usuario en Facebook. Es decir, el usuario puede solicitar o le pueden solicitar viajes dependiendo del estado de su perfil: público, para amigos de amigos o solo para amigos. Obviamente cuanto más abierto esté el perfil, mayor es la visibilidad del usuario y, por tanto, habrá más posibilidades de compartir viaje con otros usuarios.
Desde la app de Carpoolear para smartphones se pueden calificar los trayectos realizados, informar de incidencias y compartir los viajes en el muro de Facebook.
3. Colabora en proyectos a través de una plataforma online
Contar con una aplicación de colaboración de proyectos nos va a ofrecer múltiples ventajas. Nos permitirá aumentar la productividad de nuestro equipo de trabajo; disminuir los correos electrónicos innecesarios y ahorrar papel y tiempo. Además, facilitará el acceso continuo a la información de todos los colaboradores.
Emysis es una herramienta que contempla un entorno colaborativo en la “nube” capaz de compartir distintas funciones para agilizar la interacción entre empleados, clientes, proveedores y colaboradores. Ofrece un software, parecido a una intranet, intuitivo y fácil de usar. Con su app podemos gestionar eventos y contactos, compartir calendarios, interactuar en una red social privada, comunicarnos mediante un chat, colaborar en documentos y proyectos, asignar tareas, crear y organizar bibliotecas, dar seguimiento a nuestros clientes, completar encuestas, etc.
4. Pásate a la facturación on-line
¿Cansado de tantas facturas? Una plataforma de envío y recepción de facturas electrónicas permite reducir los procesos manuales asociados a la facturación y evita imprimir innecesariamente. Así mismo, unificamos los canales de facturación entre nuestra empresa y nuestros clientes y proveedores.
La app Facturación Web plantea una forma más fácil de facturación y contabilidad para nuestra empresa. Con ella, cualquier profesional puede generar, enviar y cobrar facturas de manera electrónica, así como recibir y pagar las mismas sin importar el tamaño, el sistema operativo o el banco que utilicen.
Integra varias funcionalidades gratuitas entre las que destacan las siguientes:
· Envío directo de facturas sin necesidad de descargarlas, adjuntarlas y enviarlas manualmente.
· Recepción de facturas de los proveedores asociados a cada cuenta.
· Asignación de un asesor contable para tener actualizada la cuenta y resolver posibles dudas o incidencias. Ese asesor es especialista en facturación electrónica y es exclusivo para cada usuario.
· Sincronización de la red profesional y de negocios, lo que permite buscar y sincronizar las actividades de la empresa con las de sus clientes y proveedores.
5. Digitaliza y gestiona tus documentos
¿Quieres reducir la cantidad de documentos en papel que genera tu empresa? El primer paso es concienciar a todos los trabajadores y optimizar el uso de la impresora.
Existen empresas externas que nos ayudan con este proceso. Es el caso de Doctec, que ofrece servicios y soluciones de digitalización y gestión documental a través de un único software. El objetivo de esta solución es optimizar los procesos de digitalización, clasificación y gestión de nuestros documentos. De esta manera, ahorramos en costes, tiempo y espacio.
Incluye la funcionalidad de indexación y catalogación de documentos, que permite localizar fácilmente la información y los documentos digitalizados. Las imágenes, los documentos de Word, las plantillas de Excel o los archivos PDF pueden ser ordenados y catalogados como queramos.
El software ofrece también facturación electrónica, automatización de la captura de documentos adjuntos en los e-mails, digitalización de libros y manuales y control de contratistas y proveedores.
Por último, te aconsejamos que elijas aplicaciones, herramientas o equipos sin obsolescencia, siempre utilizando los mínimos recursos y lo más energéticamente eficientes posible.
¿Conoces otras soluciones de empresas y startups argentinas para la mejora de productividad?
FUENTES: Elaboración propia / Duplika / Nuthost / Carpoolear / Emysis / Facturación Web / Doctec
